关于报告公文格式中特此报告使用的探讨

在公文写作中,格式规范是至关重要的。“特此报告”这一表述在报告类公文里是否为必需环节，一直是公文撰写者和相关人员关注的焦点问题，本文将就此展开深入探讨，分析“特此报告”在报告公文格式中的实际情况、作用以及其存在的意义。

“特此报告”在报告公文格式中的常见情况

（一）存在的普遍性在许多正式的报告公文中，我们经常可以看到“特此报告”的出现，一份关于年度工作情况的报告，在详细阐述各项工作成果、问题及建议后，会有“特此报告”作为结束语，这一表述在政府机关、企事业单位以及各类社会组织的公文往来中广泛应用。

（二）使用的多样性虽然“特此报告”是较为常见的表述方式，但在实际使用中也存在一定的多样性，有些报告可能会使用“特此报告，请审阅”，这种表述在强调报告内容的同时，也增加了请求审阅的意味，还有些报告可能会根据具体情况，在“特此报告”前加上一些修饰性的词语，如“郑重”“诚恳”等，以增强报告的严肃性和诚恳度。

“特此报告”的作用

（一）强调报告的结束“特此报告”是报告公文格式中的一个标志性语句，它明确地告知读者报告内容已经全部呈现完毕，这种结束的标志有助于读者清晰地把握报告的结构和层次，避免产生误解或遗漏重要信息的情况，当读者在阅读一份复杂的报告时，如果没有“特此报告”这样的明确标识，可能会在阅读过程中产生疑惑，不知道报告何时结束，从而影响对报告整体内容的理解。

（二）体现报告的完整性“特此报告”的使用体现了报告的完整性，它表明报告撰写者在撰写报告时，经过了全面的思考和梳理，将所有需要向读者传达的信息都完整地包含在了报告之中，这种完整性不仅是对读者负责的表现，也是公文写作规范的要求，在一份关于项目进展情况的报告中，撰写者会详细描述项目的前期筹备、实施过程以及当前的进展情况等内容，而“特此报告”的出现，则进一步强调了报告内容的完整性，让读者相信报告涵盖了项目的所有重要方面。

（三）增强报告的规范性“特此报告”作为报告公文格式中的一个固定表述，有助于增强报告的规范性，它遵循了公文写作的规范要求，使报告在格式上更加统一、规范，便于读者阅读和理解，这种规范性也有助于提高公文的质量和效率，减少因格式不规范而导致的沟通障碍和工作延误，在一个单位内部的公文流转过程中，如果所有报告都遵循“特此报告”的规范表述，那么审核人员在审核报告时就可以更加便捷地进行检查，确保报告的质量符合要求。

“特此报告”的意义

（一）体现公文的严肃性公文是一种具有权威性和严肃性的文件，它代表着组织或单位的意志和决策。“特此报告”的使用，进一步强化了公文的严肃性，它表明报告撰写者对报告内容的认真负责态度，以及对读者的尊重和信任，这种严肃性有助于提高公文的权威性和可信度，增强组织或单位的管理效能，在一份关于重要决策的报告中，“特此报告”的出现，让读者感受到报告的重要性和严肃性，从而更加重视报告内容，积极配合组织或单位的工作。

（二）促进信息的有效传递有效的信息传递是公文的核心目的之一。“特此报告”的使用有助于促进信息的有效传递，它明确地告知读者报告的结束，使读者能够快速地获取报告的关键信息。“特此报告”也为读者提供了一个明确的阅读线索，让读者能够更加有条理地阅读报告内容，在一份关于市场调研的报告中，“特此报告”的出现，让读者在阅读完报告的主体内容后，能够迅速了解报告的结束情况，从而更好地把握报告的整体内容。

（三）增强沟通的效果良好的沟通是组织或单位内部管理和外部合作的重要保障。“特此报告”的使用有助于增强沟通的效果，它作为报告公文格式中的一个重要环节，能够让读者感受到报告撰写者的诚意和尊重，从而建立起良好的沟通氛围。“特此报告”也为读者提供了一个反馈的机会，让读者能够及时地对报告内容提出意见和建议，进一步提高沟通的效果，在一份关于工作进展情况的报告中，“特此报告”的出现，让读者在了解工作进展情况的同时，也能够及时地向报告撰写者反馈自己的意见和建议，促进工作的顺利开展。

特此报告”的争议

（一）认为并非必需尽管“特此报告”在报告公文格式中较为常见，但也有一些人认为它并非必需，他们认为，在现代公文写作中，报告的内容和结构已经足够清晰明了，不需要再通过“特此报告”这样的表述来强调报告的结束，一些年轻的公文撰写者认为，“特此报告”显得有些啰嗦，不符合现代公文简洁明了的写作风格。

（二）认为存在滥用的情况除了认为“特此报告”并非必需外，还有一些人认为存在滥用的情况，他们指出，在实际工作中，有些报告撰写者为了追求报告的篇幅和格式的美观，会在报告中频繁使用“特此报告”，甚至将其作为一种固定的格式套路，这种滥用的情况不仅会降低报告的质量和效率，还会给读者带来不必要的阅读负担，在一些会议纪要中，“特此报告”的出现频率过高，让人感觉报告内容过于冗长和繁琐。

“特此报告”在报告公文格式中具有重要的作用和意义，它不仅是报告公文格式的一个重要组成部分，能够体现报告的完整性、规范性和严肃性，还能够促进信息的有效传递和增强沟通的效果，尽管在实际工作中存在一些关于“特此报告”的争议，但我们不能忽视它的重要性，在公文写作中，我们应该正确认识“特此报告”的作用和意义，合理使用这一表述，确保报告公文的质量和效率，我们也应该不断总结和完善公文写作的规范和要求，提高公文写作的水平和能力，为组织或单位的发展提供有力的支持和保障。